UT App
Un sistema MDM per una ONG in Africa, per gestire i dispositivi mobili usati da volontari e staff.
- Durata
- 8 mesi
- Tipo
- Concept di app MDM
- Deliverable
- Wireframe, Design System, UI Design
- Il mio ruolo
- UI/UX, Prototyping
Panoramica
UT App è un sistema MDM per una ONG in Africa, per gestire i dispositivi mobili usati da volontari e staff.
Contesto
Gestire i dispositivi era complicato: finivano alle persone sbagliate, si perdevano e restavano fermi a lungo in attesa di riparazione. L’app mette tutto in un posto solo, così il team passa meno tempo a rincorrerli.
Di cosa parlo
Racconto gli obiettivi, il processo di design, cosa ho imparato dagli utenti, come lo testerei e cosa cambia l’app per la ONG.
Per motivi di privacy non posso mostrare i deliverable reali. Questo case study usa informazioni riassunte e anonimizzate e lascia fuori tutto ciò che è riservato sul cliente.
Definizione
Prima abbiamo deciso come misurare il successo, con i KPI qui sotto, poi abbiamo pianificato i tempi del product design.
Time on Task
Il tempo medio per completare le attività critiche (per esempio assegnare un dispositivo, aggiornare i dati di un utente, rintracciare un dispositivo perso).
Error Rate
Quanto migliora la precisione nel tracciare i dispositivi, misurata dal calo dei dispositivi persi.
System Usability Scale
Il punteggio che gli utenti danno alla facilità d’uso del sistema, raccolto con un questionario standard.
Obiettivi e metodi della ricerca
Fase di ricerca
Con la ricerca volevo capire cosa serve agli utenti e dove si inceppano, oggi, l’assegnazione e il tracciamento dei dispositivi.
Le domande a cui volevo rispondere:
- Quali sono le difficoltà tecniche nell’assegnare, tracciare e mantenere i dispositivi?
- Com’è organizzata la ONG?
- Come possiamo semplificare la comunicazione tra i membri dell’organizzazione?
- Come funziona una lezione in classe?
Bisogni degli utenti
Un sistema facile da usare
Semplice anche per chi ha poche competenze tecniche.
Funzionamento offline e da remoto
Deve continuare a funzionare dove internet è debole o assente.
Punti critici
“Assegnare un dispositivo richiede un’eternità. Mi sembra di passare più tempo a gestire dispositivi che a fare il mio lavoro.”
“Non abbiamo un buon modo per fare report. Ho bisogno di sapere come vengono usati i dispositivi e dove ci sono problemi.”
“Quando un dispositivo si perde o si rompe, la notizia ci mette troppo ad arrivare alle persone giuste. WhatsApp non è lo strumento adatto.”
Dati raccolti
I dati sono stati raccolti con:
- Interviste alla direzione della ONG e agli Educational Specialist, per capire bisogni e difficoltà.
- Ricerca sul campo nelle scuole, per capire come vengono gestiti i dispositivi.
- Team Canvas per raccogliere feedback e idee per migliorare.
Mappa dell’empatia
- Gli insegnanti hanno bisogno di supporto per usare bene i tablet.
- Ogni scuola ha i suoi problemi.
- Come faccio a tenere motivati insegnanti e bambini?
- Il nostro impatto durerà nel tempo?
- Tiene sessioni di formazione pratica per gli insegnanti.
- Segnala i problemi tecnici all’IT.
- Speranza: sta cambiando il modo di fare scuola.
- Preoccupazione: gli insegnanti fanno fatica ad adattarsi ai nuovi strumenti.
I problemi
Problema 1
Distribuire e mantenere i tablet è difficile: infrastruttura IT, competenze e personale sono limitati (2 persone in IT, solo una esperta).
Problema 2
Nessuno strumento per gestire tanti dispositivi, quindi configurazioni e aggiornamenti erano lenti (3 mesi). Era tutto su una lavagna.
Problema 3
Poco supporto offline, quindi i dispositivi sono difficili da usare dove la connessione è scarsa o assente.
Il target
James Green
Educational Specialist
“La tecnologia dovrebbe rendere più facile imparare.”
Bio
James è un formatore con 10 anni di esperienza nell’affiancare gli insegnanti.
- Età:
- 38
- Formazione:
- Master in EL
Carattere
- Aiutare gli insegnanti a sentirsi sicuri con la tecnologia in classe.
- Dare supporto e formazione continui senza interrompere il lavoro.
- Configurare e attivare i dispositivi richiede troppo tempo.
- Nelle zone senza internet i dispositivi servono a poco.
- Ci sono voluti 3 mesi per aggiornare tutti i dispositivi.
- Scuole e dispositivi sono tutti su una lavagna, è tutto fisico.
- Solo 2 persone si occupano dell’IT.
- Migliorare i risultati scolastici usando bene la tecnologia.
- Fare in modo che il programma tecnologico duri nel tempo.
Brainstorming
La soluzione proposta
Un sistema di Mobile Device Management (MDM) costruito intorno ai problemi delle scuole in Africa: gestione dei dispositivi, supporto offline e strumenti sicuri per la didattica, così insegnanti e amministratori possono dedicare il loro tempo all’insegnamento.
La soluzione è adatta?
Ho verificato la soluzione con un value proposition canvas. Il sistema risponde ai problemi principali (poche competenze tecniche, internet inaffidabile) e porta i vantaggi che gli utenti chiedevano (velocità, sicurezza, accesso offline): per EdS e insegnanti va bene.
Idee di funzionalità
User journey
Acquisto
- IT
Voglio tracciare i numeri di serie per gestire l’inventario.
- IT
Voglio confermare le consegne per verificare che l’ordine sia giusto.
- Insegnante
Voglio vedere quali dispositivi sono disponibili.
- EdS
Voglio verificare che i dispositivi siano adatti alla classe.
- IT
Voglio registrare date di acquisto e garanzie.
Distribuzione
- IT
Voglio seguire l’avanzamento, così i dispositivi partono in tempo.
- Insegnante
Voglio dispositivi già configurati, pronti da usare.
- IT
Voglio avvisare gli EdS quando i dispositivi sono pronti.
- EdS
Voglio che i dispositivi arrivino pronti per le lezioni.
- IT
Voglio controllare le configurazioni dei dispositivi.
Stato
- IT
Voglio monitorare lo stato dei dispositivi per prevenire problemi.
- Insegnante
Voglio controllare lo stato del dispositivo.
- IT
Voglio degli avvisi per risolvere i problemi in fretta.
- EdS
Voglio controllare che i dispositivi funzionino bene in classe.
- Insegnante
Voglio notifiche sullo stato del dispositivo.
Sostituzione
- IT
Voglio segnalare i dispositivi guasti da sostituire.
- IT
Voglio seguire l’avanzamento delle sostituzioni.
- Insegnante
Voglio essere avvisato quando il mio dispositivo viene sostituito.
- EdS
Voglio sostituzioni rapide per gli insegnanti.
- IT
Voglio uno storico dei motivi di sostituzione.
Architettura dell’informazione
- IT (Admin): Accesso completo al sistema (gestione di più scuole, dispositivi e utenti).
- EdS: Accesso limitato alle scuole e ai dispositivi assegnati.
- Insegnanti: Limitati a una sola scuola e ai suoi dispositivi.
Soluzione
Piano di validazione
UT App è un concept. Per via del Covid non è stato possibile testarlo con utenti reali, quindi non ci sono risultati da riportare. Questa sezione mostra come lo validerei.
| Metodo | Cosa verifica | Partecipanti | Misure |
|---|---|---|---|
| Test di usabilità a task | Se i flussi principali si completano senza aiuto | Admin IT, EdS, insegnanti | Time on Task, Error Rate |
| Questionario System Usability Scale | Quanto il sistema sembra facile da usare | Admin IT, EdS, insegnanti | System Usability Scale |
| Test offline | Se i dispositivi restano usabili con poca o nessuna connessione | Insegnanti di una scuola | Task completati senza connessione |
| Tree test | Se l’architettura dell’informazione corrisponde a come ogni ruolo cerca le cose | Admin IT, EdS, insegnanti | Trovabilità delle pagine per ruolo |
Task da far svolgere
Task principali
- Assegna un dispositivo a una scuola.
- Aggiorna i dati di un utente.
- Rintraccia un dispositivo perso.
Offline
- Completa un task senza connessione a internet.
Come verrebbe misurato ogni KPI
Time on Task
Cronometrato mentre i partecipanti svolgono i task principali, poi confrontato con quanto ci vuole oggi, con tutto su una lavagna.
Error Rate
Gli errori contati durante i task e, in un pilota, il numero di dispositivi persi rispetto a prima.
System Usability Scale
Un questionario standard dopo il test. Il punteggio è la misura stessa.
Prossimi passi
UT App è nata da tre problemi: un team IT piccolissimo, una lavagna al posto di uno strumento e una connessione inaffidabile. Il concept risponde con un unico sistema, accessi separati per IT, educational specialist e insegnanti, supporto offline e un design system che lo tenga coerente mentre cresce.
Cosa farei dopo
Ora
2Test di usabilità dei flussi principali
Assegnare un dispositivo, aggiornare un utente, rintracciare un dispositivo perso.
Correggere quello che emerge dal test
Prima di sviluppare qualsiasi cosa.
Dopo
2Pilota in una sola scuola
Testare il funzionamento offline sul campo
Più avanti
2Misurare i tre KPI
Rispetto alla situazione con la lavagna.
Estendere ad altre scuole